La rugamintea unor prieteni am hotarat sa pun pe hartie experienta pe care am avut-o recent cu un proiect pe care l-am depus anul trecut pe fondul social european – programul de dezvoltarea resurselor umane.
Cum experientele bune mai rar se impartasesc, da, proiectul a fost respins, dar sa vedeti cum si mai ales de ce.
de Marin T.Barbu
Cu mult entuziasm, inca din 2007, am primit vestea fondurilor masive disponibile pentru proiecte de dezvoltarea resurselor umane. Am studiat programele disponibile, inca din faza de draft, si am decis ca trebuie sa depunem un proiect, pe o idee mai veche care acum isi putea gasi finantarea. Tinta finala era sa sprijinim liceenii in alegerea carierii. Cu niste baterii de teste recunoscute international, cu intalniri dintre liceeni si profesionisti din diferite domenii, cu consiliere permanenta. Se incadra perfect pe obiectivele FSE Pentru liceele romanesti, abordarea si instrumentele erau complet noi. Am facut focus-grupuri cu grupurile tinta pentru a vedea nevoile. Am creat un vehicul de proiect, un ONG dedicat care folosea in prima faza resursele si experienta a doua firme de consultanta: una in HR si cealalta in testare vocationala pentru liceeni. Am prezentat proiectul la 3 mari licee din Bucuresti, care au decis imediat ca vor sa intre intr-un program pilot. Toata faza de pregatire a durat circa 5-6 luni, cam pana in aprilie-mai 2008, cand s-a lansat apelul de propuneri pe care puteam depune proiectul. Dar greul de aici incepea. Avem un apel, cum procedam?
Ne-am pus voiniceste pe treaba. Am studiat documentatia (ghidul solicitantului si anexele), am descarcat formatul word al cererii de finantare, intelegand ca ulterior documentul word completat va fi incarcat on-line in aplicatia actionweb. Cererea de finantare a fost completata, circulata intre parteneri si liceele beneficiare, agreata si in final terminata, inclusiv formatarea necesara, la sfarsitul lunii iunie 2008. Incercand sa incarcam cererea in actionweb am constatat cu surprindere ca sistemul s-a schimbat: cererea nu se mai ataseaza ca document word, ci se completeaza direct on-line, mai simplu. Am inceput sa transferam din word in actionweb, descrierea proiectului. Dar actiunea s-a dovedit a fi mai anevoioasa decat ne asteptam. In primul rand am vazut ca continutul textboxurilor din actionweb diferea de cel al capitolelor similare din word. Am decis sa extragem cu copy pasaje din documentul word si sa completam cu paste pe actionweb. Una dintre primele remarci amare a fost ca formatarea se pierde complet, si ca fara formatare, curgerea textului este mai dificil de inteles, in special acolo unde in documentul word erau subtitluri sau buleturi. Mai mult, trecerea la textboxul urmator era conditionata de un numar maxim de bytes. Textul era prea mare si nu puteam salva ce am introdus. Am incercat sa mai stergem cateva paragrafe, dar tot era prea mare, fara sa stim si cu cat anume. Trebuie sa ajungem la 1000 bytes. Continuam sa stergeam din text, mai mult pentru a vedea cum este sa trecem la pasul urmator. In sfarsit, am depasit primul text box, si bucurosi, am apasat pe al doilea tab din descrierea proiectului pentru a vedea ce urmeaza, am revenit la tabul initial, dar surpriza! textul pe care il introdusesem disparuse. Adica trebuie sa o luam de la capat. Dupa cateva incercari repetate ca actionweb nu poate fi folosit decat daca ai textul final in alt document exact pe structura capitolelor din actionweb, la numarul de byte indicat, fara nici o formatare si la transfer, faci simplu copy si paste.
In fine, am decis sa repunem proiectul in word (style: normal) pe structura din actionweb. Am cautat undeva in actionweb un document care sa poate fi descarcat si completat mai usor pe structura impusa. In ciuda insistentelor, nu am gasit deci am facut noi unul. Am inceput sa compilam totul fara formatari si un ochi permanent la numarul de bytes.
Am cautat in word un counter care sa numere numarul de bytes. Nu am gasit decat unul care avea facea acest lucru cu numarul de caractere si nu cu cel de bytes. Ne-am intrebat, pe buna dreptate, cate caractere incap intr-un byte. Frustrati de propria necunoastere, am cautat pe google sa ne luminam. OK, un character = 1 byte. Deci puteam sa folosim counterul din word. Am inceput sa lucram pe text, dar cu dezamagire, am vazut ca depaseam la multe rubrici numarul de caractere, la unele cu mult la altele cu mai putin. Deci a trebuit sa eliminam si acolo unde nu se putea, pur si simplu am scris din nou totul, mult mai concis. Incepusem sa ne incadram si sa vedem luminita de la capatul tunelului. O noua nedumerire insa s-ar ridicat: Tools>WordCount din word are 2 tipuri de numaratoare: cu spatii si fara spatii. Oare care este sistemul de referinta din actionweb ca nu am gasit pe nicaieri nicio precizare. Am facut cateva testari pe actionweb si am tras concluzia ca limitarile sunt cu tot ‘cu spatii’. Am revenit la toate rubricile rescrise in word si am reverificat. Evident la unele, daca luam in considerare si spatiile, depaseam limita maxima. Iarasi am taiat si pe alocuri, acolo unde ceea ce ramasese nu era de natura sa mai faca de inteles mesajul, a trebuit sa o luam de la capat si sa scriem inca o data. Dupa circa 1 saptamana am finalizat totul, scris cu style ‘normal’ si in limita de caractere ‘cu spatii’ a fiecarei rubrici. Am reluat incarcarea textului in actionweb, cu multa incredere. Initial tinta noastra era sa depunem proiectul la inceput de iulie ca sa speram la o evaluare rapida si sa incepem eventual din septembrie, o data cu anul scolar. Acum tinta se schimbase: sa trecem macar de paznicul bytes-lor din actionweb. Am avut in schimb o noua surpriza, tot neplacuta, textul se incapatana sa fie in continuare prea lung. La limita de 1000 bytes, in word textul avea 980 bytes dar in actionweb nu era acceptat pe motiv de lungime necorespunzatoare. Dupa mai multe incercari am vazut ca se accepta totusi in limita de 1000 bytes ceea ce wordul numara ca 900-920 caractere (deci cam cu 10% mai putin). Oare la toate rubricile o fi tot la fel? Era doar o ipoteza si am decis sa o testam. Am introdus text aleator in mai multe rubrici, alese la intamplare. Regula se pastra. Deci la numaratoarea din word trebuia inca sa mai scadem pentru a fi ‘acceptati’ de actionweb. Inutil sa mai spunem ca simteam cum ne lasa nervii si o neputinta IT punea incet stapanire pe noi. Ne-am incapatanat sa continuam motivati de cauza nobila care ne mana. Am parcurs inca o data textul cu scopul de a-l reduce cu inca cateva zeci de bytes. Unele texte erau atat de concise incat eliminarea catorva cuvinte/propozitii risca sa-l faca neinteligibil. Asa ca unele au fost modificate inca o data radical. Povara filtrului numarului de biti era din ce in ce mai apasatoare. Incepusem sa ducem dorul clasicului word, al carui parfum era de un arhaic deconcertant. Noul sistem, modern, integral on-line, in 3 pasi, simplu si eficient, devenise din ce in ce mai chinuitor. De fiecare data rasuflam usurati cand nu mai aparea mesajul evervant, cu rosu, sub textbox : ‘Text prea lung’. Intreaga noastra atentie era acum la numarul de bytes. Dupa atatea incercari, aproape nu mai conta ce scriai, textul propriu-zis; scopul principal era sa intri evitand pe paznicul care te intreba cu obstinatie cati bytes ai. Au mai fost cateva hopuri printre care si trecerea in format .txt a bugetului pe care in mod normal il concepusem in Excel. Trecusem deja prin prea multe ca sa mai fim inca o data surprinsi. Cu stoicism si resemnare, am facut copy si paste din fiecare celula din Excel si le-am transferat in actionweb. Am avut noroc ca la detalierea bugetului, numarul maxim de byte nu a fost depasit pentru ca altfel nu stiu cum am fi facut. Nu eram pregatiti pentru o ajustarea a bugetului doar pentru a ne incadra in bytes si nici nu eram convinsi ca o mai succinta descrierea nu ar fi ridicat semne de intrebare de unde vin sumele respective. Am trecut de toate etapele si am salvat – ‘constiinta actionweb’ era curata: nu a gasit nicio eroare! Inainte de a trimite proiectul, am citit inca o data conditiile din ghidul solicitantului si modul cum se completeaza cererea de finantare pentru a fi siguri ca nu am omis nimic. Printre altele am vazut si ca este motiv de descalificare daca identitatea solicitantului este dezvaluita in descrierea proiectului. Am parcurs textboxurile din actionweb pentru a vedea daca nu cumva s-a ratacit pe undeva vreun nume. Citirea textului intr-un text box de dimensiuni mici care permite doar scroll cu o lungime de cativa pixeli daca textul depaseste inaltimea predefinita, nu este o sarcina prea usoara. Am gasit cateva referiri la identitatea noastra si le-am eliminat. Cand, aproape epuizati, am trimis in final proiectul, ne-am adus aminte de sistemul simplificat, on-line, in 3 pasi. Si de faptul ca aceste ‘fineturi IT’ nu au fost mentionate nicaieri in ghidul solicitantului sau lungul material despre cum sa completezi cererea. O banuiala ne-a incoltit rapid in minte – niciunul dintre cei care au conceput ghidul nu incercasera cap-coada sa completeze on-line o cerere de finantare. Altfel cu siguranta problemele ar fi fost identificate si adresate corespunzator. Ce inseamna un ghid de completare redactat de cineva care nu a parcurs practic toate etapele? Ori limitarile sistemului se cunosteau si atunci este lipsit de etica sa nu fie cuprinse in ghidul de completare, ori nu se cunosteau si atunci care mai este credibilitatea ghidului in pretentia lui de a sprijini potentialul beneficiar si a-i facilita completarea cererii?
Am depus totul la sfarsit de iulie 2008. In februarie 2009 (adica dupa mai bine de 6 luni de evaluare) am primit raspunsul. Proiectul se respinge pentru ca la nu stiu ce rubrica din ‘Informatii proiect’, numele organizatiei noastre a fost uitat intr-un textbox. Ne-am dezvaluit si nu trebuia. Regula s-a aplicat si proiectul a fost scos de pe lista. Nici macar nu a mai fost evaluat din punct de vedere tehnic. Desi decizia formal este corecta (in acord cu regulile din documentatie), opinia noastra este ca, in fapt, ea este un abuz birocratic, netinand seama de circumstante.
- ghidul de completare, care ar fi trebuit sa furnizeze instructiuni clare in utilizarea unui instrument modern si inovativ in peisajul proiectelor UE, nu mentioneaza nimic pentru a preintampina dificultatile cu care ne-am confruntat. Omite tocmai acele elementele practice care l-ar fi facut cu adevarat util. Este pe undeva hilar ca constati ca una dintrele grijile fundamentale ale actionweb este sa asigure cu acribie un numar maxim de bytes in propunere (probabil pentru a determina posibilul beneficiar sa nu cada in extrema unui scris prea amplu si a facilita o evaluare mai rapida), dar nu acorda nicio atentie prevenirii unor posibile erori firesti, de tipul numele solicitantului in anumite textboxuri.
Nu credem ca este responsabilitatea actionweb de verifica numele solicitantului in casutele de text nepermise dar consideram ca are rolul de a limita aceasta posibilitate si de a aloca in acest sens, cel putin acelasi efort ca pentru verificarile (fara impact major in eligibilitatea sau conformitatea proiectului) de numar de bytes. In conditiile unor schimbari semnificative ale documentatiei si mecanismului de aplicare si sub dificultatea utilizarii aplicatiei actionweb se creeaza practic conditii favorabile pentru erori involuntare. Iar in acest cadru, aplicarea stricta a unei reguli apare ca un abuz. Pentru ca ea nu mai slujeste scopului initial pentru care a fost creata si devine mai importanta decat scopul insusi.
- Mentionarea identitatii solicitantului, in cazul nostru, nu avea efecte negative asupra impartialitatii evaluarii, pentru ca organizatia noastra era cvasinecunoscuta, fiind recent infiintata, ca vehicul pentru proiectul de consiliere din licee. Probabilitatea ca un evaluator sa fi auzit de noi, si sa-si abata atentia de la proiect la organizatie, era oricum zero. Era evident faptul ca mentionarea numelui la sectiunea experienta a fost o scapare care nu fost facuta cu intentia de a influenta in vreun fel evaluarea.
Atunci cand administrativul prevaleaza in fata impactului se pericliteaza insasi ratiunea fundamentala a sistemului de evaluare si selectie care devine astfel ineficient.
Pe comunicarea respingerii ni s-a spus ca avem dreptul sa facem o contestatie in termen de 5 zile. Ceea ce am si facut. Cand ne-am dus sa o depunem ni s-a sugerat ca nu are nici un rost pentru ca nu avem nicio sansa. Atunci care mai era ratiunea sa ni se dea dreptul de a contesta? Ah, stiu, asa era formularul de comunicare a deciziei si trebuia respectat. Asa doar de forma. Pentru ca de fapt nu conteaza. Ai dreptul sa contesti, dar nimeni nu are obligatia sa-ti raspunda. Daca stai 6 luni sa ti se spuna ca ai completat gresit la o anumita sectiune si inca cateva luni pentru a primi un raspuns la o contestatie (care nici pana astazi nu a venit, cum nu au venit nici raspunsurile la proiectele depune la finalul lui 2008), inseamna ca birocratia a triumfat. Dar am totusi speranta ca lucrurile se vor indrepta.